Formularios - LimeSurvey

¿Qué es LimeSurvey?

Una plataforma para la creación y gestión de formularios alojada en los servidores de EducaMadrid. Utiliza el software libre LimeSurvey y está disponible para profesorado y centros con cuenta en EducaMadrid.

¿Qué es un formulario web?

Los formularios web básicamente son un medio de comunicación entre usuarios: les permiten interactuar con la página, ya sea para enviar comentarios al propietario de la página, buscar información, etc.  Además, guían al usuario para que envíe una información concreta que llegará a una cuenta de correo electrónico. Podemos rellenar estos formularios web de igual modo que hacemos con los formularios de papel, utilizando casillas de selección, botones de opción, o campos de texto.

También permiten almacenar esos datos en una "base de datos" (fichero .csv) si así lo deseamos. Si tratamos datos personales, debemos estar debidamente legitimados para ello. 

¿Qué datos puedo recopilar?

Antes de recoger datos personales, debemos asegurarnos de estar debidamente legitimados para hacerlo, consultando la web de la Delegación de Protección de Datos de Educación de la Comunidad de Madrid.  Esto es doblemente importante si vamos a configurarlo de modo que almacene información en una base de datos o archivo csv. Si necesitamos más información puedes consultar nuestra documentación.

¿Quién puede usar LimeSurvey?

Este servicio está disponible sólo para profesores y para cuentas institucionales.

¿Cómo accedo?

Para poder utilizar esta herramienta, debemos acceder con nuestro usuario y contraseña a la URL https://formularios.educa.madrid.org y seleccionar el botón "Acceder". LimeSurvey es un software de código abierto, que está integrado dentro de los servidores de EducaMadrid, lo que implica que a los resultados de esos formularios sólo tendremos acceso nosotros.

¿Cómo creo mi formulario?

Antes de comenzar a trabajar con la herramienta es recomendable haber definido previamente los siguientes aspectos: objetivos del formulario, plazos para recibir respuesta, tipos de preguntas que queremos emplear, participantes a los que irá dirigida, qué estructura queremos que tenga, etc. Una vez tengamos estos aspectos claros será mucho más ágil la creación del formulario web.

Una planificado nuestro formulario, comenzamos su creación pulsando sobre la opción "Crear formulario". Para más información sobre la creación del formulario consulta nuestra documentación.

¿Cómo añado preguntas a mi formulario?

Una vez creado el formulario es el momento de darle una estructura y añadir preguntas. Te recomendamos que consultes en nuestra documentación cómo crear la estructura del formulario.

¿Puedo personalizar mi formulario?

Sí. Existen muchas opciones para configurar el formulario. Por ejemplo, podemos definir el idioma, cómo queremos que se presenten las preguntas, añadir un mensaje de bienvenida al formulario y otro de despedida, definir la política de datos, seleccionar el "tema" (apariencia) con el que lo queremos mostrar, personalizar la presentación de las preguntas, fecha y hora en la que se abrirá el formulario y fecha de expiración del acceso, proporcionar un código QR para el acceso, etc. Si quieres conocer todas las posibilidades de manera más detallada en nuestra documentación puedes encontrar cómo configurar mi formulario.

He creado un formulario y quiero que cualquier persona pueda rellenarlo. ¿Cómo puedo hacerlo?

Por defecto, cuando activamos un formulario, es de "Acceso abierto". Es decir,  cualquier persona podrá rellenarlo sin necesidad de identificarse y sin utilizar contraseña, solamente accediendo a la dirección url del formulario.

He creado un formulario, pero quiero que sólo las personas que se registren previamente puedan rellenarlo. ¿Cómo puedo hacerlo?

Si  activamos la opción "Permitir registro público" desde "Parámetros de configuración de encuesta", cualquier persona que acceda a la url del formulario deberá indicar su correo electrónico solicitando la participación en el formulario. En ese momento, recibirá un mensaje en la dirección de correo indicado con un enlace al formulario. Las respuestas quedarán vinculadas a ese correo electrónico por lo que no serán anónimas. Conoce todo el procedimiento accediendo a nuestra documentación.

He creado un formulario, pero quiero que sólo quiero que puedan rellenarlo un grupo de personas definidas. ¿Cómo puedo hacerlo?

En este caso tenemos que añadir los participantes de nuestro formulario de manera manual de uno en uno o bien mediante un fichero .csv. Para ello accedemos a Participantes del formulario> Cambiar a formulario de acceso restringido. En nuestra documentación puedes conocer todos los detalles para configurar el formulario de este modo.

¿Puedo cambiar el título de mi formulario?

Sí. Para ello debes acceder al apartado "Elementos de texto" y modificar el título en el campo "Título".

¿Puedo importar un formulario?

Sí. Puedes consultar el proceso sobre cómo importar un formulario en nuestra documentación.

¿Puedo exportar un formulario?

Sí. El objetivo de esta operación es generar un fichero de copia de seguridad del formulario. Se lo podremos proporcionar a otro usuario de la herramienta LimeSurvey que lo podrá utilizar como base en una operación de importación y le permitirá definir un formulario a partir del que hemos exportado nosotros. En nuestra documentación puedes encontrar todo el proceso para exportar un formulario.

¿Puedo copiar un formulario?

Sí. El objetivo de esta operación es obtener un nuevo formulario a partir de otro que ya tengamos previamente creado y por tanto disponible en nuestro escritorio principal de LimeSurvey.
La diferencia entre la operación de importar y la de copiar es que en esta última no se utiliza un fichero de formulario ni de estructura de formulario, sino que se realiza la operación directamente duplicando un formulario de nuestro listado. Consulta nuestra documentación para conocer todos los detalles de este proceso.

¿Puedo exportar parte de un formulario?

Sí. Podemos exportar una pregunta o un grupo de preguntas. Para ello tenemos que acceder a la estructura de nuestro formulario y posicionarnos en el grupo de preguntas o en la pregunta que queremos exportar. En el menú superior seleccionamos “Herramientas”, opción “Exportar”. Si exportamos una pregunta el fichero que se genera será *.lsq y si exportamos una sección el fichero será *.lsg. Consulta más sobre este proceso en nuestra documentación.

¿Puedo compartir un formulario mediante un código QR?

Sí. Para hacerlo tienes que acceder a "Configuración del formulario", "Resumen" y pulsar sobre  "Abrir panel para compartir". Se generará un código QR para el formulario, los participantes pueden escanearlo con su teléfono y abrir el enlace para acceder al formulario. También podemos descargar el código QR, imprimirlo o copiar el enlace para compartirlo con los participantes. Para más información consulta nuestra documentación.

¿Cómo activo un formulario?

Una vez diseñado y probado el formulario se procede a la activación del mismo. A partir de ese momento, las operaciones de añadido o eliminación de grupos de preguntas, preguntas y las respuestas a preguntas con varias opciones estarán bloqueadas.

Sin embargo, aún se podrá modificar el título de los grupos de preguntas, el título de las preguntas y el texto de las respuestas con el fin de corregir faltas ortográficas, de sintaxis o incluso inconsistencias semánticas que suelen descubrirse una vez iniciado el proceso del formulario. Una vez activado no podremos añadir o borrar preguntas, grupos de preguntas o subpreguntas.

Ha expirado mi formulario. ¿Qué puedo hacer?

Un formulario expira si marcamos esta opción o si hemos incluido una fecha de expiración en el apartado "Publicación y control de acceso":

• No se pierden resultados
• No se pierde la información del encuestado
• El cambio de preguntas, grupos y parámetros es limitado
• Los participantes no pueden acceder a un formulario expirado (sólo ven un mensaje en el que se indica que el formulario ha caducado)
• Es posible realizar estadísticas sobre las respuestas dentro de LimeSurvey
• Para que el formulario vuelva a estar disponible para sus participantes, cambie o elimine la fecha de vencimiento desde "Publicación y control de acceso".

Quiero desactivar mi formulario. ¿Cómo puedo hacerlo? ¿Qué debo tener en cuenta?

Si se desactiva el formulario, se ha de tener en cuenta que:

• Todos los resultados se pierden (no puede acceder a ellos a través de la interfaz de usuario de LimeSurvey).
• Se pierde toda la información del participante.
• El participante no puede acceder al formulario desactivado (se mostrará un mensaje que indica que no se le permite ver este formulario).
• Todas las preguntas, grupos y parámetros se pueden editar de nuevo.
• Se recomienda exportar sus respuestas antes de usar esta opción.

Para desactivar el formulario lo haré desde la pestaña Configuración, en el apartado Resumen "Parar este formulario".

¿Puedo previsualizar mi formulario antes de activarlo?

Sí.  Previsualizar el cuestionario nos va a permitir ver como quedará el formulario antes de activarlo. Debemos tener en cuenta que en la previsualización no se activan las cuotas.

¿Puedo eliminar un formulario?

Sí. Hay varias formas de eliminar el formulario.

• Desde la lista de formularios. 
• Botón "Eliminar formulario" en el menú Herramientas, estando en un formulario.
  
  

  Se aconseja exportar el formulario y su tabla de respuestas correspondiente antes de eliminarlo. También se recomienda realizar una copia de seguridad de la tabla de respuestas.

¿Puedo limitar el número de respuestas en una pregunta?

Sí. A través de la funcionalidad "cuotas" podemos limitar el número de respuestas a una opción de una pregunta. Si se supera el número de respuestas a esa opción podemos dar por terminado el formulario para ese usuario u ofrecerle la posibilidad de cambiar de respuesta. En nuestra documentación puedes encontrar más información sobre la funcionalidad "cuotas".

¿Puedo crear preguntas condicionales?

Sí. Las preguntas condicionales permiten que se visualicen unas preguntas u otras en función de la respuesta a una pregunta previa.  Para poder emplearlas tenemos que configurar cada una de las preguntas desde su configuración general como obligatorias. Puedes consultar nuestra documentación para conocer cómo funcionan las preguntas condicionales.

¿Puedo consultar las respuestas y estadísticas de mi formulario?

Sí. Accediendo al apartado "Respuestas" podremos realizar un estudio de las respuestas obtenidas, analizando e interpretando los datos recopilados en el formulario. Para más información consulta nuestra documentación.

¿Qué tipos de preguntas puedo crear?

Los tipos de preguntas que puedes incorporar en tu formulario son:

• Preguntas de opción múltiple.
• Preguntas de respuesta única.
• Preguntas máscara.
• Preguntas de texto.
• Preguntas tipo "Matrices.

¿Qué son las preguntas de máscara?

Son preguntas cuyas respuesta ya están predefinidas. Podemos añadir los siguientes tipos: 

• Cambio de idioma.
• Ecuación.
• Entrada numérica.
• Entrada numérica múltiple.
• Fecha/tiempo
• Mostrar texto.
• Ranking.
• Subir ficheros.

En nuestra documentación explicamos cómo configurar los diferentes tipos de preguntas de máscara.

¿Qué son las preguntas tipo "Matrices"?

Estas preguntas nos van a permitir valorar diferentes enunciados a través de una categoría/escala creada previamente. En nuestra documentación puedes encontrar más información sobre preguntas tipo "Matrices".

¿Cómo se configura una pregunta de opción múltiple?

Las preguntas de opción múltiple nos permiten añadir un conjunto de opciones de respuesta que los encuestados podrán seleccionar. Existen diferentes opciones para configurarla. Por ejemplo, podemos limitar el número de opciones que pueden ser seleccionadas o el mínimo que deben seleccionarse. En nuestra documentación puedes consultar en detalle todo lo referido a preguntas de opción múltiple.

¿Cómo se configura una pregunta de respuesta única?

Las preguntas de respuesta única nos permiten añadir varias respuestas entre las cuales el encuestado sólo podrá elegir una. Este tipo de pregunta se puede presentar de diferentes formas: selección mediante botón, lista desplegable, lista de selección por imágenes, etc. Para conocer todas las opciones para preguntas de respuesta única consulta nuestra documentación.

¿Cómo se configura una pregunta de texto?

En este tipo de pregunta la respuesta del encuestado es mediante texto. Dentro de este tipo de preguntas encontramos diferentes subtipos:

• Entrada baja demanda.
• Texto corto múltiple.
• Texto libre (breve).
• Texto libre (enorme).
• Texto libre (largo).

Puedes consultar todas las opciones de preguntas de texto en nuestra documentación. 

¿Dónde veo la url de mi formulario?

Para ver la dirección url del formulario accedemos a la pestaña "Configuración" -> "Resumen". En el apartado "Comparta su formulario" podemos verlo.