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Gestión de grupos

Gestión de grupos es una aplicación que nos permitirá gestionar diferentes servicios de EducaMadrid (Comparti2, Mediateca, por ejemplo) y realizar una serie de tareas (enviar correos, crear eventos de calendario, matricular, crear grupos personalizados en el Cloud etc.) para grupos de usuarios.

Podemos acceder a Gestión de grupos desde el menú principal visible en cualquier página de EMPieza:

Crear grupos

Existen tres formas de crear grupos:

• Nuevo: esta opción nos permite crear un grupo nuevo vacío y añadir usuarios uno a uno usando el buscador.
• Raíces: pulsando esta opción, podremos acceder a los grupos en Raíces y añadirlos enteros o seleccionar solo a algunos usuarios. 
• Grupos públicos: podremos añadir grupos creados por otros profesores que han decidido hacerlos "públicos", es decir, compartir el listado para que otros profesores los usen.

Crear un grupo nuevo

Pulsamos el botón "Nuevo" que se encuentra en la zona de botones de administración, introducimos el nombre del nuevo grupo (en nuestro ejemplo, "Dpto. Matemáticas") y guardamos los cambios.

A continuación, se nos abrirá la pantalla "Integrantes de "Dpto. Matemáticas" que tiene vacía la tabla de usuarios ya que de momento no hemos añadido ninguno.

Para añadir usuarios, pulsaremos el botón "Participantes":

Al acceder a la pantalla de gestión del grupo, veremos dos bloques (ver la imagen):

1. "Integrantes de "Dpto. Matemáticas": usuarios que forman parte del grupo.
2. "Usuarios disponibles": listado de usuarios de nuestro centro que podemos incorporar al grupo.
3. "Filtrar": usando el filtro podremos buscar a los usuarios de nuestro centro por nombre, uno de los apellidos o por el nombre de usuario de EducaMadrid para agregarlos a nuestro listado (+).
4. "Otros usuarios": este botón abre el buscador que nos permite buscar a cualquier usuario de EducaMadrid, esté o no en nuestro centro.
5. Una vez completada la composición del grupo, podemos pulsar en el botón "Salir de la gestión de participantes" para volver a la pantalla de gestión de grupo o
6. Sincronizar los servicios de Correo, Comparti2 y Mediateca para el grupo. Es recomendable sincronizar estos servicios cada vez que hacemos alguna modificación en la composición del grupo.

Al seleccionar a un usuario con el botón "+" en la columna "Usuarios disponibles" veremos cómo aparece en la columna de "Integrantes".

Cada vez que añadimos o eliminamos a un usuario en la gestión de participantes de un grupo, tenemos que volver a sincronizar el grupo con las aplicaciones (6. Botón "Sincronizar") para que los cambios se reflejen en el Correo, Comparti2 y Mediateca.

Importar un grupo desde Raíces

En lugar de ir añadiendo usuarios uno a uno, podemos añadir un grupo de usuarios desde Raíces. Para ello, desde la pantalla "Mis grupos en...", pulsaremos en el botón "Raíces" (1).

En la ventana emergente "Importar un grupo de Raíces" seleccionaremos un grupo (2) y pulsaremos en "Todos" (3) para importarlo entero o en "Seleccionados" (4) si hemos seleccionado a usuarios concretos en la columna de la derecha. Pondremos el nombre al grupo y clicaremos en "Guardar". Se nos abrirá la pantalla de gestión del grupo con el listado de usuarios. Podemos seguir añadiendo usuarios pulsando en el botón "Participantes" o, si el grupo ya está completo, sincronizarlo con las aplicaciones pulsando en "Sincronizar".

Cada vez que añadimos o eliminamos a un usuario en la gestión de participantes de un grupo, tenemos que volver a sincronizar el grupo con las aplicaciones (botón "Sincronizar") para que los cambios se reflejen en el Correo, Comparti2 y Mediateca.

En el listado de grupos de Raíces, veremos dos grupos que no provienen en realidad de esa aplicación de gestión educativa, sino que son creados de forma automática por EducaMadrid: "año-claustro" y "año-otros". Por ejemplo, "2024-claustro" y "2024-otros".

• El grupo "año-claustro" se compone de docentes asignados al centro en Raíces cuya cuenta es de tipo "Profesor".
• El grupo "año-otros" es integrado por usuarios con cuentas tipo PAS e institucionales del centro.

Los grupos "año-claustro" (cuentas tipo "Profesor" asignadas al centro) y "año-otros" (cuentas PAS asignadas al centro e institucionales del centro) son creados de forma automática por EducaMadrid.

Importar grupo público

Podemos reutilizar un grupo creado y compartido por otros profesores del centro: pulsaremos el botón "Grupos públicos" y seleccionaremos el grupo que queremos reutilizar:

Una vez incorporado en nuestro listado de grupos, podremos acceder a "Participantes" y modificar su composición eliminando o añadiendo usuarios. Esto no afectará a la composición del grupo original del profesor que lo ha hecho público.

Nosotros también podemos poner a disposición de otros docentes del centro uno o varios grupos que hemos creado. Para ello, clicaremos en el icono del candado que se encuentra en la zona de botones de administración. El candado abierto indica que el grupo es público y otros profesores de nuestro centro lo podrán importar a su gestor de grupos .

Para dejar de compartir un grupo, clicaremos en el icono del candado para cerrarlo y convertir el grupo en "privado" otra vez. Esta operación no afectará a otros profesores que ya se han importado nuestro grupo.

Editar el nombre del grupo

Para editar el nombre del grupo, pulsaremos en el icono "Trabajar con el grupo y gestionar sus participantes" a la derecha de su nombre. 

En la página de integrantes del grupo, pulsaremos en el botón "Cambiar el nombre del grupo" en la esquina superior izquierda, al lado del botón "Sincronizar":

Tras guardar el nuevo nombre del grupo, el cambio se aplicará automáticamente a otras herramientas sincronizadas para ese grupo: grupo de contactos en el Correo web y grupo en Cloud.

El botón "Cambiar el nombre del grupo" también está disponible desde la página de gestión de participantes:

Cambiar la composición de un grupo

Podemos modificar la composición de un grupo agregando o eliminando usuarios.

En la pantalla "Gestión de grupos", clicaremos en el icono "Trabajar con el grupo y gestionar sus participantes":

Se abrirá la pantalla "Integrantes de "..." con los usuarios del grupo. A continuación, pulsaremos el botón "Gestionar los participantes":

Existen diferentes formas de añadir a un usuario a nuestro grupo:

1. Utilizaremos el buscador "Filtrar" (1) en la columna derecha "Usuarios disponibles" si conocemos el nombre, los apellidos o la id del usuario y, una vez localizado, clicaremos en el símbolo "+" (2).

 

2. Al seleccionar el botón "Otros usuarios" (1), se nos activan dos posibilidades más:

• podemos añadir usuarios de nuestro centro desde los grupos de Raíces (2);
• podemos añadir integrantes de cualquier otro centro, siempre y cuando están asignados a un centro y/o grupo en Raíces usando el filtro y el buscador (3). Podremos buscar a usuarios de otros centros insertando la ID o el NIA exacto.

Para eliminar a un usuario del grupo, clicaremos en el icono del aspa a la derecha de su nombre en la columna "Integrantes de "...". 

Cada vez que añadimos o eliminamos a un usuario en la gestión de participantes de un grupo, tenemos que volver a sincronizar el grupo con las aplicaciones (botón "Sincronizar") para que los cambios se reflejen en el Correo, Comparti2 y Mediateca.

Sincronizar los servicios para un grupo

Al pulsar en el botón "Sincronizar", veremos el estado de sincronización del grupo con diferentes servicios:

1. Sincronizar con el Correo: al sincronizar, en nuestro correo web se crea un grupo de contactos con los integrantes del grupo. Si eliminamos o añadimos un usuario al grupo, es necesario sincronizar para que el grupo de contactos en el correo web se actualice.
2. Sincronizar con Mediateca: implica dar permiso a todos los alumnos del grupo para publicar contenidos en Mediateca de EducaMadrid durante un mes.
3. Sincronizar con Comparti2: implica dar permiso a todos los alumnos del grupo para usar Comparti2 durante un periodo limitado (un día, una semana o un mes).
4. Sincronizar con Cloud: implica crear este grupo en Cloud para que los usuarios que lo integran puedan compartir archivos entre sí. Para más información, consulta los detalles sobre cómo funciona la compartición de recursos con grupos de usuarios.

Los bloques pueden aparecer coloreados en:

• rojo: el servicio no está sincronizado para este grupo de usuarios;
• naranja: hay usuarios para los que el servicio no está sincronizado;
• verde: el servicio está sincronizado correctamente.

Si algún servicio no está sincronizado (color rojo) o está sincronizado parcialmente (color naranja), podemos pulsar en "Sincronizar con ... ahora".

Si queremos dejar de sincronizar un servicio para un grupo de usuario, pulsaremos en "Eliminar la sincronización con..." en la parte derecha de cada bloque.

Al eliminar la sincronización de un grupo de usuarios con un servicio, ocurre lo siguiente:

• "Eliminar la sincronización con el Correo": se eliminará el grupo de contactos de nuestro correo web.
• "Eliminar la sincronización con Mediateca": a los alumnos se les retirará el permiso para publicar contenidos en Mediateca.
• "Eliminar la sincronización con Comparti2": a los alumnos se les retirará el permiso para usar Comparti2.
• "Eliminar la sincronización con Cloud": se eliminarán todas las comparticiones y el grupo dejará de estar disponible en el buscador de Cloud.

Usar diferentes herramientas para grupos de alumnos

Una vez creado el grupo y sincronizados los servicios, podemos usar diferentes herramientas para él.

En la pantalla "Gestión de grupos", clicaremos en el icono "Trabajar con el grupo y gestionar sus participantes":

Desde la página "Integrantes de "..." podemos administrar diferentes herramientas para este grupo de alumnos:

1. "Crear una sala con este grupo": crear una sala de videoconferencia JITSI o de retransmisión en directo para el grupo seleccionado;
2. "Enviar un correo a todo el grupo": enviar un mensaje de correo electrónico al grupo seleccionado;
3. "Crear un evento en el calendario del correo electrónico": crear un evento para este grupo de usuarios en el calendario del correo web que tenemos sincronizado con el calendario de EMPieza;
4. "Matricular al grupo en un curso del Aula Virtual": matricular al grupo seleccionado en uno de nuestros cursos del Aula Virtual.

Crear una sala con este grupo

Al pulsar en ese botón, seremos redirigidos a la página de creación de una nueva sala donde por defecto tendremos seleccionados como destinatarios "Usuarios específicos" y grupo de usuarios que hemos elegido en el bloque "Selecciona un grupo:". Podremos modificar la configuración preestablecida.

En la ayuda "Gestión de salas" podemos encontrar todos los detalles de configuración de un evento en directo.

Enviar un correo a todo el grupo

Al clicar en este botón, se nos abrirá un editor de mensaje de correo electrónico donde tendremos que indicar el asunto, redactar el cuerpo del mensaje y podremos añadir, si lo deseamos,  solo un archivo adjunto de máximo 10 MB. El mensaje se enviará a todos los integrantes del grupo que hemos elegido.

Los mensajes de correo electrónico que enviamos desde EMPieza a un grupo de usuarios aparecerán en la bandeja de "Enviados" de nuestro correo web.

Crear un evento de grupo

Esta opción nos permite crear un evento para el grupo seleccionado. 

El evento creado aparecerá en el calendario del correo web del profesor y de cada uno de los integrantes del grupo. También se mostrará en el calendario de EMPieza y en los calendarios de las aulas virtuales sincronizadas..

Podemos ver en la imagen que la ventana "Eventos de calendario" tiene dos pestañas: "Crear evento" y "Listado de eventos". Si queremos modificar un evento creado para un grupo de usuarios, debemos elegir ese grupo, acceder a "Crear un evento en el calendario del correo electrónico" y seleccionar la pestaña "Listado de eventos":

Se nos abrirá el listado de eventos creados para ese grupo de usuarios. En la columna a la derecha de cada uno de los eventos veremos dos botones: el icono de papelera para borrar el evento y el icono de edición que da acceso a la ventana donde podremos modificar cualquiera de los datos introducidos previamente.

Matricular al grupo en un curso del Aula Virtual

Clicando en este botón podremos matricular al grupo seleccionado en uno de nuestros cursos del Aula Virtual ("Curso existente") o, incluso, crear un curso nuevo donde matricularemos a ese grupo de alumnos ("Crear curso nuevo").

Al acceder a esta opción, solo veremos los cursos de las aulas virtuales donde hemos iniciado sesión hace como máximo un mes.

1. En la parte superior de la ventana veremos el nombre del grupo (1) a cuyos integrantes estamos matriculando.
2. En el desplegable "Selecciona un centro" (2) podremos elegir el Aula Virtual donde tenemos cursos con el rol de "Profesor". Si tenemos ese rol en más de un Aula Virtual, hay que tener en cuenta que solo se mostrarán en el desplegable aquellas donde hemos iniciado sesión como máximo hace un mes. 
3. y 4. En la pestaña "Cursos existentes" se nos mostrarán los cursos en los que tenemos el rol de "Profesor": tanto los cursos visibles (3) y como los ocultos (4), que aparecen sombreados en amarillo. 

Los cursos que están ocultos en el Aula Virtual seleccionada aparecen sombreados en amarillo en la pestaña "Cursos existentes".

Si queremos crear un curso nuevo para el grupo seleccionado, abriremos la pestaña "Crear curso nuevo". Tenemos que introducir el nombre del nuevo curso, nombre corto y seleccionar la categoría donde lo queremos ubicar.

Solo podremos seleccionar las categorías donde el coordinador TIC nos ha habilitado permisos para crear cursos. Si una categoría aparece sombreada en gris, como en este caso "Historia", significa que no tenemos permiso para publicar nuestros cursos en ella.

Pulsaremos el botón "Matricular" para finalizar el proceso. Los usuarios que forman parte del grupo seleccionado se matricularán en el curso creado con el rol de estudiantes.

En el caso de la imagen de abajo, hemos seleccionado la categoría "Matemáticas" para nuestro curso "Matemáticas 4ESO". 

Desde EMPieza, no podremos borrar un curso, modificar opciones de configuración, configurar notificaciones, desmatricular a algún participante, etc. Para realizar este tipo de acciones, debemos acceder al Aula Virtual de nuestro centro vía web.

Podemos acceder al Aula Virtual de nuestro centro desde la pantalla de inicio para comprobar que el curso se ha creado correctamente y que las matriculaciones se han realizado con éxito.

Eliminar grupos

Para eliminar un grupo, debemos acceder a Gestión de grupos y pulsar el icono de la papelera en el área de los botones de la derecha:

Veremos un mensaje de advertencia que tendremos que aceptar: "¿Eliminar permanentemente el grupo? También se eliminará la sincronización con los servicios."

Eliminar un grupo de Gestión de grupos de EMPieza conlleva las siguientes consecuencias:

• Se eliminará el grupo de contacto de nuestro correo web.
• Se eliminará el grupo de Cloud y dejarán de compartirse todos los recursos. El grupo ya no aparecerá en el buscador de la herramienta.
• Se eliminarán las autorizaciones vigentes para el uso de Comparti2.
• Se eliminará la autorización para la subida de archivos a Mediateca.

Sin embargo, la eliminación del grupo de Gestión de grupos no afectará a los cursos creados en el Aula Virtual desde EMPieza ni desmatriculará a los usuarios del curso.

Eliminar un grupo de Gestión de grupos de EMPieza implica eliminar su sincronización con todos los servicios.

 

Videotutoriales

 

 

 

Cloud

Desde EMPieza podemos crear un grupo en Cloud para compartir recursos con todos los usuarios que lo integran. Además, los miembros de ese grupo podrán compartir archivos entre sí.

Crear un grupo en Cloud

Para crear un grupo en Cloud utilizaremos la aplicación Gestión de grupos:

Grupo de usuarios internos

Podemos crear un grupo de usuarios pertenecientes a nuestro centro utilizando una de las siguientes opciones: 

• Crear un grupo nuevo y añadir a los usuarios de nuestro centro a través del filtro de "Usuarios disponibles".
  
• Importar un grupo desde Raíces.

• Usar un grupo compartido por otro docente: "Grupos públicos".

Grupo de usuarios externos

Tenemos que seguir el siguiente procedimiento para la creación de grupos integrados por cuentas no pertenecientes a la organización de nuestro centro:

1. Accedemos a Gestión de grupos y pulsamos el botón "Nuevo". Ponemos un nombre al grupo y guardamos los cambios.
2. Pulsamos el icono "Trabajar con el grupo y gestionar sus participantes" a la derecha del nombre del grupo.
   
   
   
3. Pulsamos en "Participantes" para gestionar la composición de la lista.
   
   
   
4. Pulsamos "Otros usuarios":
   
5. En el buscador avanzado teclearemos el nombre de usuario de EducaMadrid (sin @educa.madrid.org) o el NIA del alumno que no pertenece a nuestro centro y pulsaremos el icono de la lupa para realizar la búsqueda.
   
   
   
6. Añadiremos al usuario al grupo clicando en el símbolo "+" a la derecha de todos sus datos.

Tendremos que repetir el mismo proceso para añadir a más usuarios externos (que no pertenecen a la organización de nuestro centro) a nuestro grupo.

Grupo mixto

Podemos crear grupos mixtos, integrados tanto por usuarios pertenecientes a la organización de nuestro centro como por usuarios externos. 

Al sincronizar el grupo mixto con Cloud, podremos compartir recursos con todos sus integrantes, tanto internos como externos, al igual que todos los miembros de ese grupo podrán compartir archivos entre sí. 

Sincronizar un grupo con Cloud

Una vez creado el grupo, tenemos que sincronizarlo con diferentes servicios. Tenemos que repetir la sincronización cada vez que modifiquemos la composición de nuestro grupo (añadimos o quitamos usuarios).

En nuestro caso, para conseguir la creación del grupo en Cloud, es importante sincronizarlo con Cloud.

1. Pulsamos el botón "Trabajar con el grupo y gestionar sus participantes" a la derecha del nombre del grupo.
   
2. Pulsamos en "Sincronizar el grupo con las aplicaciones".
   
   
   
3. Pulsar en "Sincronizar con Cloud ahora". 
   
4. Si la sincronización se realiza correctamente, obtendremos un mensaje de confirmación y el bloque "Sincronizar con Cloud" cambiará al color verde:
   

Consulta la documentación de ayuda para más detalles sobre la sincronización .

Compartir recursos con un grupo

Es recomendable no compartir archivos sino carpetas con grupos de usuarios. Esto facilitará mucho la gestión ya que solo se creará un punto de compartición (la carpeta “raíz”) y será mucho más fácil cualquier modificación en las carpetas o ficheros de su interior.

Accedemos a Cloud de EducaMadrid con nuestro usuario y contraseña. 

En nuestro caso, hemos creado el grupo "EOEP" integrado por varios usuarios externos, no pertenecientes al centro. Vamos a compartir una carpeta con ese grupo de usuarios. Para ello seguiremos el siguiente procedimiento:

1. Pulsaremos en el icono de compartir.
2. Teclearemos el nombre del grupo o una parte y esperaremos que se realice la búsqueda. Mientras se está realizando la búsqueda, veremos una ruedecita girando en la parte derecha del buscador.
3. Cuando la búsqueda finalice, aparecerá el grupo y podremos seleccionarlo.

A partir de ese momento, veremos el nombre del grupo en la lista de destinatarios con los que estamos compartiendo:

 

El nombre del grupo en Cloud estará compuesto por los siguientes elementos:

Nombre del grupo en EMPieza - ID del creador del grupo

En nuestro ejemplo, el grupo se llama EOEP-profesor01.documentacion.

Cualquier usuario que pertenece al grupo "EOEP" puede realizar la misma búsqueda para compartir un recurso con todos los integrantes del grupo, aunque si hemos compartido una carpeta con todo el grupo y hemos configurado correctamente los permisos de subida, será suficiente con que guarde ese recurso dentro de la carpeta compartida.

Añadir/quitar usuarios

Cada vez que modificamos la composición de un grupo en EMPieza, es decir, añadimos o quitamos usuarios, tenemos que volver a sincronizar el grupo con Cloud para que los cambios se apliquen.

La nueva sincronización permite que:

• los usuarios que se eliminan del grupo dejen de tener acceso a recursos compartidos con el grupo;
• los usuarios que se añaden al grupo tengan acceso a todos los recursos compartidos anteriormente con el grupo.

Eliminar la compartición

Dejar de compartir con el grupo

Para dejar de compartir con todo el grupo de usuarios, tenemos que eliminar la sincronización en EMPieza:

1. Accederemos a Gestión de grupos y pulsaremos en el icono "Trabajar con el grupo y gestionar sus participantes" a la derecha del nombre del grupo.
2. Pulsaremos en "Sincronizar" para acceder a la sincronización de las aplicaciones.
3. Pulsaremos en el icono "Eliminar el grupo de Cloud".

Tras el mensaje de confirmación, si salimos de la sincronización y volvemos a entrar, el bloque "Sincronizar con Cloud" aparecerá en rojo con el mensaje "No está sincronizado".

Si ahora accedemos a nuestro Cloud y pulsamos en el icono "Compartir" de la carpeta que anteriormente hemos compartido con el grupo "EOEP", veremos que la lista de usuarios está vacía:

Si tecleamos el nombre del grupo en el buscador (EOEP), el mensaje será "No se encontraron elementos".

Dejar de compartir con algunos usuarios del grupo

Si queremos dejar de compartir con algunos usuarios del grupo, tendremos que eliminaros del grupo en EMPieza y volver a sincronizar el servicio como se explica en el apartado "Sincronizar un grupo con Cloud".

Los usuarios eliminados del grupo dejarán de tener acceso a los recursos compartidos con el grupo después de la sincronización.

Eliminar el grupo

Existen dos posibilidades para eliminar un grupo de Cloud y dejar de compartir recursos con todos los usuarios que lo componen:

1. Si no queremos eliminar el grupo de EMPieza para seguir utilizándolo y sin embargo queremos eliminarlo de Cloud y dejar de compartir los recursos con los integrantes, tenemos que desincronizarlo en Gestión de grupos de EMPieza, como se explica en "Dejar de compartir con el grupo".
2. Si eliminamos el grupo de EMPieza, automáticamente se eliminará la sincronización con todos los servicios, entre ellos con Cloud. El grupo ya no aparecerá en el buscador de la herramienta y se dejarán de compartir los recursos con todos los integrantes del grupo.
   
   

   Si eliminamos la sincronización del grupo con Cloud o eliminamos el grupo, el grupo dejará de aparecer en el buscador de usuarios de Cloud y además, todas las comparticiones que cualquier miembro del grupo hubiera realizado con el grupo se eliminará.

 

Directos

Al pulsar sobre Directos en el menú principal, se nos abrirá una página que contiene accesos a "Salas" y "Gestión de salas". Se trata de un espacio en el que podremos programar videoconfrencias Jitsi y retransmisiones en directo, editar las salas creadas y consultar el histórico de eventos anteriores.

Salas

Si accedemos a "Salas", podremos visualizar dos bloques diferentes:

En primer lugar, en el bloque "Salas disponibles" podemos consultar los eventos en curso, es decir, aquellos que están disponibles porque nos encontramos dentro del tiempo de inicio y final configurado. Desde este bloque podremos editar los elementos programados o entrar en la sala para participar en el evento creado.

Si accedemos a "Editar", podremos modificar la fecha de inicio y la de finalización del evento, su descripción, modificar la imagen representativa, cambiar la descripción y el tipo de destinatarios, copiar el enlace de la sala para facilitarlo a los usuarios y consultar el historial de usuarios admitidos.

El historial de usuarios admitidos nos ofrece la información sobre el estado de la conexión, en el chat, tiempo de permanencia en la sala, primera conexión y nos permite realizar una serie de acciones sobre cada usuario durante la emisión.

El bloque "Próximas salas" nos permite previsualizar los eventos próximos que todavía no están disponibles.

Gestión de salas

Al acceder a la página "Gestión de salas", dispondremos de las siguientes posibilidades:

1. "Ver salas": botón que nos redirige a la página "Salas" de los directos;
2. Selector donde podremos filtrar los eventos por diferentes criterios:
   • eventos actuales o próximos;
   • todos los eventos;
   • eventos anteriores.
3. "+Nueva sala": botón que permite crear una nueva videoconferencia Jitsi o un punto de retransmisión en directo;
4. La información sobre un evento creado, así como las acciones de borrar (icono de la papelera) o editar (icono de hoja con lápiz) un evento creado. Podemos editar tanto los eventos actuales, como los próximos o los anteriores.

Elementos comunes

Para crear una nueva sala, pulsaremos el botón  "+ Nueva sala".

En la pantalla de configuración tendremos que rellenar obligatoriamente el título, la fecha de inicio y del final del evento en directo y el tipo de la reunión (Videoconferencia JITSI o Retransmisión en directo). Opcionalmente, podremos añadir una descripción y modificar la imagen representativa.

Tanto si se trata de una videoconferencia JITSI como si es una retransmisión, en el calendario de la pantalla de inicio del administrador figurará la hora de comienzo con 20 minutos de antelación a la hora guardada en la configuración. Así, en este ejemplo, la hora de inicio del evento programado de 10:00 h. a 11:00 h. aparece en el calendario a las 09:40 horas.

El acceso al evento para los usuarios invitados se habilitará en el calendario a la hora de inicio. Solo podrán acceder al directo si el administrador ha iniciado la reunión.

Tanto si se trata de una videoconferencia JITSI como si es una retransmisión, en el calendario de la pantalla de inicio del administrador figurará la hora de comienzo con 20 minutos de antelación a la hora guardada en la configuración. Los usuarios invitados podrán acceder a la hora programada si el administrador ha iniciado la reunión.

En el apartado "Destinatarios", podremos dar acceso a cualquier invitado, es decir tanto a los que tienen usuario de EducaMadrid como a los que no, o restringir el acceso a usuarios específicos.

• Restringir acceso a usuarios específicos: en este caso, se nos abrirán más opciones que tendremos que definir:

Para invitar a usuarios específicos a nuestra sala podemos:

• • introducir nombres de usuarios concretos en el apartado "Usuarios",
  • subir un archivo .txt o .csv con nombres de usuarios separados por coma,
  • seleccionar un grupo completo.

Si marcamos la casilla "Notificar por correo", podremos escribir el título y el texto del mensaje que queremos enviar a todos los participantes para notificar el evento programado. Al finalizar la configuración de la sala, pulsaremos el botón "Guardar". Comprobaremos que la sala ha aparecido en la lista de eventos actuales o próximos, dependiendo de la disponibilidad programada.

• Cualquier invitado:

Si hemos marcado la opción "Cualquier invitado" en el apartado "Destinatarios", necesitaremos una URL de la sala para poder enviársela a los asistentes. La URL de la sala del evento para cualquier usuario se consigue una vez guardado el evento. Después de pulsar en "Guardar", se nos abrirá la página "Gestión de salas". Accederemos a la edición del evento recién creado (botón de edición en la columna "Acciones") y allí copiaremos la url de la sala (icono "Copiar").

En este mismo apartado podemos generar una URL nueva si queremos reutilizar el evento creado. Para ello pulsaremos en el botón "Generar nuevo código" al lado del de "Copiar".

Videoconferencia JITSI

Si la sala creada es de tipo "Videoconferencia JITSI", cuando llegue el momento de apertura programado, accederemos a ella a través de Directos - Salas - Salas disponibles - Entrar.

También podremos abrir nuestra sala desde el calendario de la pantalla de inicio.

Para ello, accederemos a la pantalla de inicio clicando en el icono de la aplicación en la esquina superior izquierda, clicaremos en el día del evento en directo (fuera de la zona azul o de cualquier título de eventos) y pulsaremos "ACCEDER" en la ventana informativa:

Además del botón de acceso, veremos la información adicional del evento: fecha y horario programado, título y descripción.

Tanto si se trata de una videoconferencia JITSI como si es una retransmisión, en el calendario de la pantalla de inicio del administrador figurará la hora de comienzo con 20 minutos de antelación a la hora guardada en la configuración. El acceso a invitados se activará en el momento de inicio de la reunión y no podrán entrar hasta que el administrador inicie la reunión.

El botón "ACCEDER" aparecerá en la ventana informativa del evento del calendario del administrador 20 minutos antes de la hora programada. Los usuarios invitados (tanto los específicos como los que acceden a través del enlace) verán el acceso a la hora de inicio programada, aunque no podrán acceder a la sala hasta que el profesor  la inicie.

Cuando cualquier usuario entra a una videoconferencia JITSI, debe otorgar permisos de acceso a la cámara y al micrófono.

 

El funcionamiento de la videoconferencia JITSI integrada en EMPieza es similar a su funcionamiento en el Aula virtual. Para más información, puedes consultar la documentación de ayuda sobre el funcionamiento de la videoconferencia JITSI.

 

Retransmisión en directo

Si, al crear una sala nueva, elegimos "Retransmisión en directo" en el apartado "Tipo", podremos elegir el tipo de interacción con los usuarios: chat, formulario de preguntas o solo retransmisión:

• Chat entre usuarios: esta opción permite a los usuarios enviar mensajes y leer los mensajes enviados por otros usuarios. Es decir, es una forma de interacción directa entre los asistentes a una retransmisión. Si elegimos esta variante de interacción con los asistentes, debemos configurar el histórico. El profesor - creador de la sala siempre verá el histórico del chat en "Gestión de salas" - "Editar".
  • Histórico activado: los usuarios que se conectan tarde a la retransmisión podrán leer los comentarios publicados con anterioridad a su entrada;
  • Histórico desactivado: los usuarios que se conectan tarde no podrán ver los comentarios publicados antes de su entrada.
• Formulario de preguntas: esta configuración habilita la posibilidad de formular preguntas que serán respondidas por el ponente oralmente durante la sesión o posteriormente por otros medios (por ejemplo, por correo electrónico o en alguna publicación en la web). Se trata de una interacción diferida.

• Solo retransmisión: no existe ninguna posibilidad de interactuar con los asistentes al evento.

Cuando accedemos a la sala, los usuarios que están a la espera son admitidos automáticamente. Como administradores de la sala, los profesores disponemos del menú lateral izquierdo que nos permite ver a todos los asistentes.

Al desplegar el menú  de asistentes (1) en la esquina superior izquierda, veremos a todos los usuarios presentes. Podremos realizar la búsqueda de un usuario concreto (2) y administrar la participación de los usuarios en el chat o en el formulario de preguntas. Para ello, clicaremos en los tres puntos verticales a la derecha del nombre del usuario (3) para acceder a las siguientes opciones:

• Silenciar: permite silenciar a un usuario para que no pueda intervenir en el chat o no pueda formular sus preguntas. El usuario bloqueado seguirá presente en la retransmisión, pero se le deshabilitará el cuadro de escritura. Podremos desbloquearlo desde el mismo menú (3).
• Expulsar: el usuario no podrá seguir viendo la retransmisión y será redirigido a la página "Salas". Al intentar acceder de nuevo, será advertido de que ha sido expulsado y no podrá asistir hasta que lo desbloqueemos desde el mismo menú (3).

Si queremos silenciar a todos los asistentes a la vez, pulsaremos en el botón "Silenciar a todos". Automáticamente, los usuarios verán una advertencia: "Ha sido silenciado por un administrador" y desaparecerá el cuadro de texto del chat o del formulario de preguntas para que no puedan interactuar o formular sus preguntas. Podemos devolver el privilegio de interacción a todos los usuarios a la vez, pulsando en "Habilitar a todos" o a un usuario específico clicando en los tres puntos verticales a la derecha de su nombre y seleccionando la opción "Quitar silencio":

 

Una vez terminada la retransmisión en directo, es muy importante no solo pulsar en "Finalizar sala" en EMPieza, sino también en "Detener Transmisión" en el programa de emisión que utilicemos (en este ejemplo, OBS Studio):

Una vez terminada la retransmisión en directo, es muy importante no solo pulsar en "Finalizar sala" en EMPieza, sino también en "Detener Transmisión" en el programa de emisión que utilicemos (en este ejemplo, OBS Studio).

Emitir retransmisiones en directo

Como mejor opción disponible para emitir retransmisiones en directo recomendamos  OBS Studio, un completo programa de software libre, multiplataforma y gratuito.

OBS se encuentra instalado de serie en MAX11, al igual que muchos otros programas orientados a la enseñanza presencial y a distancia. En la WEB de MAX encontrarás toda la información al respecto.

A partir de la versión  MAX11 podemos encontrarlo en dos menús distintos:

Al estar protegidas las retransmisiones con usuario y contraseña, no es posible utilizar el "Asistente de configuración automática".

 

Una vez abierto  OBS Studio, iremos a Ajustes y a Emisión (2). Seleccionamos "Servicio Personalizado"  (3) y marcamos la casilla "Usar la autentificación" (4). 

Estos son los datos que hay rellenar en cada apartado:

1. Servidor: rtmp://livestreaming.educa.madrid.org/live
2. Clave de retransmisión: aquí hay que escribir la clave de retransmisión que ofrece EMPieza para esa emisión.
3. Nombre de usuario: aquí hay que escribir el nombre de usuario que ofrece EMPieza para esa emisión.
4. Contraseña: aquí hay que escribir la contraseña que ofrece EMPieza para esa emisión.

Para obtener todos estos datos, una vez creado el evento en directo en EMPieza, accederemos a la página "Gestión de salas", seleccionaremos la acción de edición y copiaremos y pegaremos cada dato:

Copiaremos cada dato y lo pegaremos en el espacio correspondiente en Ajustes de OBS. A continuación pulsaremos en "Aplicar" y en "OK" (5, 6).

Una vez configurada la fuente de emisión, ya está preparado el canal.

Para comenzar a emitir a través de EMPieza, pulsaremos en "Iniciar Transmisión" (1) en OBS. Como cualquier otra retransmisión en directo, estas emisiones también pueden ser grabadas en local si pulsamos la pestaña "Iniciar Grabación" (2).

Una vez terminada la retransmisión en directo, es muy importante no solo pulsar en "Finalizar sala" en EMPieza, sino también en "Detener Transmisión" en el programa de emisión que utilicemos (por ejemplo, OBS Studio).

Es posible que al "Iniciar Transmisión" aparezca un mensaje de error. Puede producirse por haber escrito mal algunos de los parámetros de configuración (clave de retransmisión, nombre de usuario o contraseña) o por tener en activo otra transmisión desde ese mismo punto. Si los datos son correctos deberán localizar el ordenador desde el que OBS está emitiendo y detener esa transmisión.

Es importante que, como paso previo a la retransmisión, se configuren correctamente las fuentes desde las que emitir e incluso algunos parámetros de configuración del propio programa.  Todo lo relacionado con el manejo del  programa  OBS Studio y con los aspectos específicos de las retransmisiones en directo no son competencia de esta ayuda de EducaMadrid. No obstante, en Mediateca se pueden encontrar varios tutoriales, elaborados por los docentes, sobre la configuración de distintos elementos del programa.

Como sugerencia, podemos recomendar el canal creado por Manuel Domínguez dedicado al manejo de OBS Studio:

Después de configurar la sala en EMPieza y la emisión en OBS, el administrador de la sala tiene que iniciar la retransmisión en "Directos" -> "Salas" -> "Entrar".

Compartir retransmisiones en directo

Una vez creada la retransmisión en directo y configurada la emisión en OBS, podemos compartirla en otros espacios de EducaMadrid a través de la url que se genera.

Para obtener la url, accederemos a Directos -> Gestión de salas y pulsaremos sobre el botón de edición de la sala del directo. Copiaremos el enlace generado y lo usaremos para dar acceso a los usuarios.

Iniciar retransmisión

Además de crear la sala de retransmisión en EMPieza y configurar OBS, el administrador del evento debe iniciar la retransmisión en "Directos" -> "Salas" -> "Entrar".

Una vez creada la sala de la retransmisión en EMPieza, configurada la emisión en OBS, el administrador de la sala (usuario que creó la sala) debe iniciar la retransmisión. Para ello debe acceder a "Directos" (1) -> "Salas" (2) y pulsar en "Entrar" (3).

Cuando accedemos a la sala, los usuarios que están a la espera son admitidos automáticamente.

Los usuarios invitados que accedan a la retransmisión antes de que esta sea iniciada por el administrador verán la siguiente pantalla:

Después de acceder a la sala, el administrador deberá iniciar la emisión en el reproductor para que se reproduzca:

Administrar eventos de Directos

Además de crear nuevos eventos, desde "Gestión de salas" podemos administrar los eventos en directo que están disponibles, los que están programados para el futuro y los eventos anteriores cuya disponibilidad ya ha finalizado. En todos estos casos, podemos editar los ajustes para actualizar el estado del evento o los detalles de su configuración para reutilizarlo.

Si clicamos en el botón "Editar"a la derecha de un evento, además de acceder al panel de configuración, podremos comprobar el historial de la interacción entre usuarios en la parte inferior de la pantalla:

1. Nombres de los usuarios específicos o nombres de los asistentes invitados.
2. El estado de conexión de los asistentes (Conectado / Desconectado),
3. Su estado en la sala (Activo / Bloqueado (para las retransmisiones) / Expulsado (tanto para las retransmisiones como para las videoconferencias).
4. Tiempo de permanencia en la reunión (Tiempo activo).
5. Fecha y hora de la primera conexión.
6. Columna "Acciones" nos permite expulsar a un usuario para una videoconferencia, borrarlo de la lista de admitidos o acceder a su histórico.
7. Historial del chat de la sala, si en la configuración hemos activado el histórico, o de las preguntas formuladas por los usuarios.

Si clicamos en el icono del ojo en la columna "Acciones", podemos acceder a la "Bitácora de conexión de usuario"  para comprobar cuánto tiempo ha permanecido en la sala y en qué momento ha abandonado o se ha vuelto a incorporar a la reunión:

Podemos acceder al historial de un evento tanto después como durante su emisión para realizar el seguimiento de la actividad de los asistentes, bloquear o expulsar a algún asistentes de la sala o comprobar su estado de conexión.

Comparti2

La herramienta Comparti2 está integrada en EMPieza y permite compartir archivos de gran tamaño (hasta 15 GB) durante un tiempo limitado.

Al pulsar sobre Comparti2 en el menú principal, se nos abrirá una página que contiene accesos a "Subir" y "Autorizaciones" e "Histórico":

• Subir: da acceso al panel de control de Comparti2 donde podemos configurar todas las condiciones para subir y enviar un archivo pesado.
• Autorizaciones: nos conduce a la página donde podemos otorgar permisos temporales a nuestros alumnos para que puedan  mandar archivos a través de Comparti2. Además, en esta página podremos editar (retirar o prorrogar) las autorizaciones previamente otorgadas.
• Histórico: nos muestra los registros de subidas de archivos en Comparti2 por usuarios autorizados.

Subir

Al elegir esta opción, accederemos directamente a la herramienta integrada en Comparti2.

El espacio de trabajo se compone de tres partes diferenciadas:

1. Archivos compartidos: relación de archivos subidos por el usuario. Al lado del nombre de cada archivo aparecen botones que permiten al propietario descargar el archivo, eliminarlo, enviar el enlace de descarga por correo electrónico y copiar el enlace de descarga. Cada archivo contiene información sobre el usuario que lo ha subido, tamaño, fecha de vencimiento de la vigencia de descarga y la dirección de IP desde la que se ha realizado la subida.
2. Selecciona un archivo: área de subida de archivo. Una vez subido el archivo, podremos configurar todas las condiciones para la descarga: "Permitir una sola descarga", "Contraseña" y "Tiempo límite".
3. Acceso a términos de utilización del servicio.

Para ampliar la información sobre el funcionamiento de la herramienta Comparti2 integrada en EMPieza, podemos consultar la documentación complementaria.

Autorizaciones

El panel de gestión de autorizaciones en Comparti2 se compone de dos bloques:

Gestión de autorizaciones

Un alumno podrá tener autorización otorgadas por diferentes profesores y la vigencia de esas autorizaciones puede ser distinta.

Cuando un alumno quiera subir un archivo a Comparti2, tendrá que seleccionar al profesor que le autoriza la subida. El registro del archivo subido aparecerá en el histórico de Comparti2 de ese profesor.

Nos permite otorgar las autorizaciones a grupos completos de alumnos por un periodo limitado de 1 día, 1 semana o 1 mes o renovar el periodo de vigencia de autorización de subida a todos los usuarios que aparecen en el listado de autorizaciones del bloque de abajo.

Autorizar o renovar la autorización de Comparti2

Para otorgar la autorización a un grupo de alumnos por primera vez, pulsaremos en la lupa, elegiremos el grupo al que queremos autorizar la subida de archivos en Comparti2. A continuación, seleccionaremos el periodo de vigencia de la autorización y pulsaremos en "Guardar cambios". Comprobaremos que los alumnos del grupo autorizado aparecen en el "Listado de autorizaciones de Comparti2" (bloque en la parte inferior de la página).

Si queremos renovar el periodo de vigencia de la autorización de subida a todos los usuarios que aparecen en el listado de autorizaciones del bloque de abajo, seleccionaremos el periodo de vigencia y pulsaremos el botón naranja "Renovar todos". Comprobaremos cómo se ha modificado la fecha del fin de la autorización en la tabla de usuarios autorizados.

Para modificar el periodo de vigencia de la autorización de subida a un usuario concreto de la lista de autorizados teclearemos el nombre, el apellido o el usuario de EducaMadrid de ese alumno en el buscador (esquina superior derecha de la tabla del bloque "Listado de autorizaciones en Comparti2") (1), a continuación seleccionaremos el periodo (1 día, 1 semana o 1 mes) (2) y pulsaremos el botón "Renovar fecha límite" situado en la fila del usuario en la columna "Acción" de la tabla (3).

Retirar la autorización de Comparti2

Para retirar la autorización de uso de Comparti2 a un grupo de estudiantes, iremos a Gestión de grupos, pulsaremos el botón "Trabajar con el grupo y gestionar sus participantes" a la derecha del grupo y accederemos a "Sincronizar":

Pulsaremos el botón "Eliminar la autorización de subida de archivos a Comparti2) en el bloque de Comparti2 para retirar la autorización al grupo completo:

Para retirar la autorización de uso de Comparti2 a un estudiante concreto, iremos a Comparti2 - Autorizaciones, buscaremos al usuario en el buscador del bloque "Listado de autorizaciones en Comparti2" y clicaremos en el icono de papelera:

Listado de autorizaciones en Comparti2

Contiene el listado de todos los alumnos a los que en algún momento hemos autorizado el uso de Comparti2. Nos ofrece información sobre el periodo de vigencia de la autorización de subida de archivos en Comparti2, el estado de la autorización (Activo / Inactivo) y permite retirar la autorización (el icono de la papelera) o modificar la fecha límite.

Para modificar el periodo de autorización de un alumno concreto, podemos utilizar el buscador situado en este bloque para localizarlo, seleccionar el tiempo en el bloque "Gestión de autorizaciones" y pulsar el botón naranja "Renovar fecha límite" situado en la fila del usuario, en la columna "Acción". A continuación, comprobaremos que el cambio se haya aplicado correctamente consultando la fecha límite en la tabla.

Histórico

Nos permite consultar el histórico de subida de archivos en Comparti2. Contiene la siguiente información:

• Nombre de usuario.
• Fecha de subida.
• Nombre del archivo subido.
• Tamaño del archivo subido.
• El estado de la autorización en Comparti2 (Activo / Inactivo).
• Dirección de IP desde la que se realizó la subida del archivo.

El buscador incorporado nos facilita la búsqueda de un usuario concreto introduciendo su nombre, uno de sus apellidos o el nombre de su usuario de EducaMadrid.

Aula Virtual

Aula Virtual es una aplicación integrada en EMPieza que nos permite acceder a distintas aulas virtuales y administrar algunas opciones de los cursos que tenemos creados en ellas.Debemos tener en cuenta que en el selector de aulas virtuales veremos solo aquellas a las que hemos accedido en un plazo no superior a un mes. Es decir, si tenemos cursos creados en más de un aula virtual y no hemos accedido a alguna de ellas durante más de un mes, no la veremos en el desplegable de selección.

Si un profesor tiene cursos creados en varias aulas virtuales y lleva sin acceder a alguna de ellas durante más de un mes, esa aula virtual no aparecerá en el desplegable de selección.

En función del rol que tenemos en un curso del aula virtual seleccionada (estudiante o profesor), tendremos habilitados diferentes opciones:

• Si un usuario tiene rol de profesor en un curso en el aula virtual (columna "Rol"), podrá ver la lista de usuarios matriculados y utilizar el acceso directo para ir al curso.
• Si se trata de un curso donde el profesor está matriculado como estudiante, solo podrá acceder al curso utilizando el botón "Ir al curso".

Crear un nuevo curso

Solo podremos crear un curso nuevo si el coordinador TIC o la cuenta institucional nos han habilitado el permiso en la categoría correspondiente en "Opciones TIC" de su cuenta de EMPieza.

Para crear un nuevo curso desde EMPieza, pulsaremos el botón "+Nuevo curso". Tendremos que rellenar los siguientes datos:

• nombre del nuevo curso;
• nombre corto del curso;
• seleccionar la categoría donde se va a ubicar el nuevo curso.

No podremos seleccionar las categorías sombreadas en gris ya que no tenemos autorización para crear cursos en ellas. Es el coordinador TIC quien puede otorgarnos los permisos correspondientes.

Ya tenemos creado un curso, "Matemáticas 1BACH-A" en la categoría "Matemáticas", pero todavía no tiene a ningún alumno matriculado. 

Matricular a alumnos en el curso creado

Para matricular a un grupo de alumnos en el curso creado, debemos: 

1. Seleccionar Gestión de grupos en el menú principal.
2. Seleccionar el botón "Trabajar con el grupo y gestionar sus participantes" en Gestión de grupos (consultar la documentación de ayuda para crear nuevos grupos).
   
   
3. Seleccionar el botón "Matricular al grupo en un curso del Aula Virtual".
   
4. Seleccionar el centro (si estamos asignados a más de uno), elegir un curso y pulsar en el botón "Matricular".
   Hay que tener en cuenta que los cursos sombreados en amarillo no son visibles para los estudiantes en el Aula Virtual.
   

 

Podemos comprobar en la aplicación Aula Virtual que el grupo de usuarios seleccionados se ha matriculado correctamente. Si, además, accedemos al curso utilizando el enlace "Ir al curso", podremos comprobar si los usuarios se han matriculado correctamente.

Podemos matricular en un curso a varios grupos de alumnos repitiendo el mismo proceso.

Para todos los demás ajustes relacionados con la configuración general del curso (grupos visibles, grupos separados, etc.) y administración de matrículas (dar de baja a un usuario, cambiarlo de grupo, etc.) debemos acceder al curso ("Ir al curso").

En la documentación de ayuda se puede encontrar más información sobre la administración del Aula Virtual desde la página "Gestión de grupos".